Проверка актов выполненных работ

Проверка

Проверка актов выполненных работ

В ходе проверок налоговые инспекторы особое внимание уделяют расходам фирмы на всевозможные информационно-консультационные услуги. Интерес проверяющих к расходам фирмы на услуги вполне понятен.

Подтверждение таких затрат законами не регламентировано. По обычаям делового оборота достаточно иметь договор на оказание тех или иных услуг, акт выполненных работ (оказанных услуг) и счет-фактуру.

Важным моментом является содержание этих бумаг. Если инспекторы заметят, что та или иная услуга не носит производственного характера, они могут исключить эти затраты из налоговых расходов. Они будут считаться экономически необоснованными. Как правило, под пристальное внимание налоговой службы попадают:

– услуги, которые не имеют отношения к деятельности фирмы, или «подозрительные» сделки;

– дорогостоящие услуги;

– затраты, документы по которым составлены недостаточно подробно (то есть из содержания договора и акта нельзя понять, что конкретно выполнил для вас исполнитель).

Если расходы на услуги налоговая служба исключит из налоговых затрат, «пострадает» не только налог на прибыль, но и НДС с этих услуг. Его сумму инспекторы исключат из налоговых вычетов. Соответственно вам грозят штрафы и пени сразу по двум налогам.

Основная ошибка, которая приводит к таким результатам, – недостаточное внимание к оформлению необходимых документов. Чтобы избежать споров с налоговиками, воспользуйтесь следующими советами.

1. Контролируйте, чтобы на каждый расход у вас были оправдательные документы. Без этого ни одни затраты не признают обоснованными. Отслеживайте, какие именно бумаги представляет вам исполнитель. Как правило, это договор, акт выполненных работ и счет-фактура.

Обязательно проверяйте, правильно ли заполнены документы, стоят ли все необходимые реквизиты, даты, подписи, печати. Даже если все пункты договора устроили руководителя, прочитайте его сами.

В интересах фирмы, чтобы в договоре четко было прописано, какие именно услуги будет оказывать вам исполнитель. Фразы «консультационные услуги» – недостаточно. Желательно указать, в какой области, по каким вопросам будут вестись работы.

Если же договор уже подписан, то постарайтесь конкретизировать услуги в акте выполненных работ. Попросите исполнителя прямо перечислить там все, что он сделал для вашей фирмы.

2. Наличие стандартного набора документов еще не повод признать расходы обоснованными. Инспекторы могут посетовать на то, что ваши расходы «не связаны с производственной деятельностью». Если они смогут это доказать в суде, затраты из налоговых расходов исключат (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 14 апреля 2004 г. № А21-5340/03-С1).

Доказать, что расходы на услуги были необходимы для деятельности фирмы, можно несколькими способами. Например, помимо договора, акта и счета-фактуры от исполнителя «запаситесь» приказами и распоряжениями.

В них укажите, что поручаете своему сотруднику курировать исполнение услуг по договору и приказываете полученные результаты этих работ использовать в производственной деятельности. В документах можете подробно изложить суть оказываемых консультаций: для чего они нужны, ожидаемый результат от полученной информации и т. д.

Такие приказы послужат дополнительным аргументом в вашу защиту. Если услуги были хотя бы косвенно связаны с получением сертификата или лицензии, то копии этих документов послужат вам доказательством. Вы всегда сможете заявить, что консультировались по вопросам, связанным с получением этих документов.

Во всяком случае для суда такие доводы являются достаточными для того, чтобы признать, что услуги были связаны с производством (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24 ноября 2004 г. №А79-8125/2003-СК1-7821).

3. В некоторых случаях инспекторы могут заявить, что ваши расходы не связаны с производством, даже если у фирмы в порядке «первичка» и есть дополнительные аргументы. Некоторые инспекторы считают, что в расходы, уменьшающие прибыль, коммерсанты не могут включать затраты на информационно-консультационные услуги, связанные с налогообложением.

Однако инспекторы неправы. Любой договор на налоговый обзор, ответ на вопрос, связанный с налогообложением, – это производственные расходы фирмы. Опровергнуть этот факт контролеры не смогут и в суде. Фирме же для выигрыша достаточно иметь стандартный пакет оправдательной документации.

Главное, чтобы из договора было видно, что исполнитель оказывает вам налоговое консультирование (см. постановление ФАС Московского округа от 31 мая 2004 г. № КА-А40/4182-04). Соответственно не будет шансов у инспекторов доказать, что вычет по налогу на добавленную стоимость по таким расходам применен фирмой незаконно (см.

постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 октября 2004 г. № А21-779/04-С1).

4. Немало случаев, когда инспекторы заявляют, что услуги третьих лиц, оказанные фирме, не являются производственными. Например, фирма своими силами не может выполнить работы для своего клиента. Для консультации она нанимает стороннюю организацию. Однако в силу каких-то причин акт о выполненной работе с клиентом подписан раньше, чем акт полученных услуг от стороннего исполнителя.

Временной разрыв в этих двух актах и вызывает недовольство контролеров. На основании этого они пытаются доказать, что услуги консультирующей организации не связаны с получением фирмой дохода. А раз так, то их нельзя признать производственными. В суде аргументы инспекторов судьи не принимают.

Арбитры встают на сторону фирм и поясняют, что если установлена связь между договором на реализацию и расходами на консультантов, то дата подписания актов роли не играет. Организация вправе сдать работу, а позже подтвердить получение услуг от исполнителя.

При этом расходы фирмы будут считаться производственными (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 января 2004 г. № А56-22269/03). Чтобы не доводить дело до суда, советуем по возможности подписывать акты по расходам, связанным с реализацией раньше, чем проводить саму реализацию.

Тогда вы избежите каких-либо нареканий со стороны налоговых инспекторов.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/court/a53/43251.html

Что делать, если заказчик не подписывает акт выполненных работ

Проверка актов выполненных работ

Акт выполненных работ — первичный документ, который подтверждает выполнение работ или оказание услуг. Он регистрирует факт совершения сделки и служит основанием для её отражения в налоговом и бухгалтерском учёте.

Когда подрядчик закончит работу, заказчик обязан осмотреть результат и подписать оригинал акта выполненных работ.

Если у заказчика есть претензии к срокам или качеству работ, он может дать письменный отказ от подписания акта, указав на выявленные недостатки (ст. 753 ГК РФ).

Требования к оформлению актов установлены ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отсутствие оригинала акта не позволяет исполнителю требовать оплату, а заказчику — включить уплаченную сумму в расходы, уменьшающие налоговую базу по прибыли.

Иногда не подписанный или подписанный в одностороннем порядке акт выполненных работ может привести к доначислениям и штрафам при налоговой проверке.

В случаях, когда между заказчиком и исполнителем есть спор по объёму или качеству работ, стороны не имеют права отражать их стоимость в учёте до конца судебного разбирательства.

Включить эти суммы в налогооблагаемые базы по НДС, прибыли или УСН можно только после разрешения судом всех спорных вопросов (письмо Минфина РФ от 31.12.2014 № 03-03-06/1/68990, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.07.2020 по делу № А09-6014/2019).

Три причины невозврата актов выполненных работ — алгоритм действий

Чаще всего отказ от подписания акта выполненных работ вызван одной из трёх причин:

  • сотрудники заказчика забыли отправить документы или экономят на почтовых расходах;
  • у заказчика есть претензии к качеству или объёму работ;
  • у заказчика нет денег или он не хочет платить. 

Первый вариант подразумевает, что исполнитель получил оплату — вопрос в том, как отразить это в бухгалтерском учёте при отсутствии первичных документов. Второй и третий варианты, напротив, говорят о наличии спора между исполнителем и заказчиком. Рассмотрим каждый из трёх случаев.

Сотрудники заказчика халатно относятся к документам или экономят на почтовых расходах

Бывает, что заказчика всё устраивает, но он просто перечисляет деньги, пренебрегая обязанностью по оформлению документов. Исполнители в этом случае обычно не переживают, ведь работы или услуги оплачены.

На самом деле, пока не подписан акт, перечисленные средства принадлежат заказчику и считаются авансом, а значит, он может в любой момент потребовать их обратно.

Нет акта — нет доказательств того, что аванс отработан.

Если заказчики не возвращают акты выполненных работ, повлиять на них достаточно сложно. Но в ваших силах выстроить у себя систему, которая позволит уменьшить связанные с этим риски: 

  1. Назначьте ответственного за работу с актами выполненных работ. Его задача — отслеживать возврат документов и вести учёт заказчиков, которые не вернули оригиналы на конец отчётного периода.
  2. Включите в договор условие о сроках, в которые заказчик должен принять работы или предъявить возражения на полученный акт. Укажите, что будете считать работы принятыми, если не получите ответ в срок.
  3. Предусмотрите в договоре штрафные санкции за невозврат документов в установленные сроки.
  4. Отправляйте документы так, чтобы у вас были доказательства их доставки. При передаче с курьером составляйте опись в двух экземплярах и требуйте отметку о получении, а по почте отправляйте заказные письма. Или используйте электронный документооборот, который сокращает время на доставку и фиксирует точную дату и время отправки и получения документов.
  5. Свяжитесь с контрагентом и постарайтесь выяснить причины задержки документов. Сообщите, что в случае проведения встречной документарной проверки, вы не сможете предоставить налоговой акт выполненных работ и подтвердить факт совершения хозоперации.
  6. Если в договоре есть условие о том, что при отсутствии акта работы принимаются автоматически, в установленный срок отразите их в учёте. Если такого условия нет — отправьте заказное письмо с претензией и требованием принять работы и подписать приложенные документы. Дополнительно укажите, через какой срок вы примете работы в одностороннем порядке и отразите оплату в учёте.
  7. Обратитесь в суд с требованием понудить заказчика подписать акты выполненных работ.

У заказчика нет денег или желания платить

Иногда заказчики не подписывают акты выполненных работ, чтобы не платить. На такой случай в законе есть специальный механизм, который защищает подрядчиков от недобросовестных контрагентов и помогает получить оплату. 

Долг можно взыскать в судебном порядке, если выполнить все шаги из приведённой инструкции:

  1. Письменно уведомите заказчика об окончании работ и пригласите его для осмотра результата и подписания акта приёма-сдачи. Это нужно, чтобы суд признал действительным акт, который исполнитель подпишет в одностороннем порядке. Нельзя ссылаться на односторонний акт, если заказчика не известили об окончании работ и не вызвали для приёмки (п. 8 Обзора практики разрешения споров по договору строительного подряда, приведённого в Информационном письме Президиума ВАС РФ от 24.01.2000 № 51).

    Уведомление нужно передать лично под роспись работникам заказчика или направить почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.

    Приложите два экземпляра акта выполненных работ с указанием полного перечня работ и услуг, их количества и стоимости.

    Если в процессе работ составлялась исполнительская документация, приложите её тоже (технические паспорта, гарантийные обязательства, сертификаты на сырьё и материалы, использованные при выполнении работ и пр.).

  2. Проведите комиссию по приёмке в назначенное время. Если представители заказчика не явились, исполнитель имеет право в одностороннем порядке составить акт, самостоятельно подписать его и принять работы без участия заказчика. Для строительного подряда это прямо установлено п. 4 ст. 753 ГК РФ, для других видов работ эта же норма применяется по аналогии (п. 1 ст. 6 ГК РФ).
  3. Направьте заказчику акт, подписанный в одностороннем порядке, счёт на оплату и претензию с требованием оплатить выполненные работы. Всегда делайте опись вложения и сохраняйте квитанции об отправке писем.
  4. Соберите доказательства того, что работы действительно были выполнены и их рыночная стоимость соответствует цене, которую должен уплатить заказчик. Подтверждением реальности, качества и объёма работ могут быть заключения экспертов, отчёты специалистов, технические задания, фото и видео-съемка, договоры, переписка с заказчиком или иным лицом, которое реально использует результат работ и в чьих интересах они производились. Набор доказательств зависит от ситуации и в каждом случае определяется индивидуально.
  5. Обратитесь в суд с требованием взыскать оплату за выполненные работы или оказанные услуги. Помимо акта выполненных работ, к иску приложите все собранные доказательства. Ваша задача — доказать суду реальность выполненных работ, их объём, качество и согласованную стоимость.

У заказчика есть претензии к качеству или объёму работ

Клиент не принимает работы, так как не доволен их качеством или объёмом. Он готов заплатить и подписать акт выполненных работ, если недостатки будут устранены. В этом случае нужно постараться мирно решить возникшую проблему.

  1. Попросите заказчика в ответ на акт выполненных работ письменно подготовить отказ от его подписания. В документе он должен подробно изложить, какие недостатки выявлены и что именно не соответствует требованиям или техническому заданию. 
  2. Создайте двустороннюю комиссию из представителей заказчика и подрядчика. Цель комиссии — совместно осмотреть результат работ и решить, что именно и в какие сроки будет исправлено. В результате работы комиссии составьте акт о выявленных недостатках работ и установите сроки их устранения. Если в возникновении дефектов виноват заказчик, то, как правило, недостатки устраняются за его счёт. Об этом составляется отдельная смета.
  3. Отправьте после устранения недостатков новый акт выполненных работ, а также акт об устранении недостатков. При необходимости снова соберите комиссию и назначьте день приемки результата.

Когда сторонам не удалось договориться о сдаче-приёмке выполненных работ, в том числе и после исправления недостатков, обратитесь в суд. Суд с помощью экспертизы определит реальный объём и стоимость работ. Исполнитель обязан доказать выполнение работ, а заказчик — наличие недостатков качества или объёма работ.

Порядок учёта доходов и НДС, когда не подписаны акты

Способ признания доходов и расходов зависит от закреплённого в учётной политике метода учёта. При методе начисления доходы и расходы признаются по факту отгрузки. При кассовом методе — на момент оплаты.

Таблица поможет правильно отразить выручку и учесть НДС при отсутствии актов выполненных работ.

Ситуация Порядок учёта (кассовый метод) Порядок учёта (метод начисления)
Заказчик оплатил работы и не оформил акт
  1. Отразите выручку на день оплаты.
  2. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
Заказчик не вернул акт, чтобы не платить
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте направление претензии.
  3. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  4. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Подпишите акт в одностороннем порядке с соблюдением наших рекомендаций.
  2. Отразите в учёте выручку и входной НДС на день подписания акта.
  3. Отразите в учёте направление претензии.
  4. Взыщите задолженность в судебном порядке.
  5. Отразите в учёте на дату вступления в законную силу решения суда корректировочные счета-фактуры и акт, если суд изменит стоимость работ.
Заказчик не согласен с объёмом или качеством работ
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку на день фактического получения денег.
  1. Отразите в учёте направление претензии.
  2. Определите в суде реальные объём и стоимость работ.
  3. Отразите в учёте выручку и входной НДС на дату вступления в законную силу решения судат.

Каждому, кто оказывает услуги или выполняет работы, нужно взять за правило любые договоренности с клиентами или заказчиками закреплять только на бумаге. Рекомендуем даже переговоры вести письменно.

Например, вы пришли к соглашению по результатам встречи в офисе — напишите партнёру по электронной почте короткое письмо-резюме, где изложите условия сотрудничества и попросите подтвердить, правильно ли вы все поняли, а лучше составьте протокол проведения переговоров и попросите его подписать.

Всегда составляйте и подписывайте договор. В процессе работы объём и состав работ может меняться. Всегда составляйте дополнительное соглашение, в котором фиксируйте новые условия или объекты. 

Если в итоге заказчик окажется недобросовестным, вы сможете доказать стоимость, объём и условия сотрудничества.

Подготовила Елизавета Кобрина, редактор-эксперт

Источник: https://kontur.ru/articles/5904

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.