Служебная записка на закупку материалов образец

Содержание

Служебная записка: образец 2020 года, как написать, форма, правила оформления

Служебная записка на закупку материалов образец

Служебная записка представляет собой одну из форм письменной коммуникации внутри организации. Специфическим отличием этого вида корреспонденции является «горизонтальная» направленность – общение осуществляется между сотрудниками, не связанными отношениями подчинения, то есть равными по служебному статусу.

СПРАВКА! Если записка направлена вышестоящему по должности сотруднику, она будет именоваться не служебной, а докладной.

Этот документ относится к информационно-справочным, то есть заключает в себе освещение того или иного вопроса, который отправитель не может разрешить без получателя (другого сотрудника либо подразделения фирмы). В некоторых случаях задача может быть чисто информационной: получатель ставится в известность о тех или иных фактах.

Цель служебной записки

цель, которую преследует любая внутренняя корреспонденция – оперативное управление, то есть наиболее быстрое и эффективное решение любых возникших вопросов и/или проблем. Особенности служебной записки в том, что она призвана:

  • инициировать принятие какого-либо решения;
  • донести до сведения получателя определенную информацию;
  • отчитаться по определенным пунктам, возможно, поднимавшимся ранее;
  • ответить на заданный в предыдущей служебной записке вопрос (при этом нужно указать номер исходной записки).

Что обязательно есть в служебной записке, а чего быть не может

Обязательные реквизиты служебной записки во многом сходны с теми, что необходимы в любом деловом документе.

  1. Сведения о подразделении, направившем служебную записку.
  2. Наименование подразделения, куда направляется документ.
  3. ФИО и должность непосредственного получателя.
  4. Название корреспонденции (в данном случае «служебная записка»).
  5. Заголовок или тема записки, в которой коротко раскрывается ее предмет.
  6. «Тело» документа – непосредственное изложение ситуации, информации, просьбы, варианты решения, предложения по решению вопроса и т.п.
  7. Дата и номер служебной записки.
  8. Должность отправителя записки, его ФИО, подпись.

Возможные дополнительные элементы могут предусматривать:

  • визы других лиц, заинтересованных в разрешении ситуации;
  • приложения (в тексте записки должна быть ссылка на их наличие).

В служебных записках исключены:

  • распоряжения;
  • приказы;
  • грифы «утверждаю», «разрешаю» и т.п.

Обоснованием такого ограничения является равнозначность статуса адресата и отправителя. Тем не менее, служебная записка, не являясь прямым распоряжением, может стать основанием для важных управленческих решений, что может выразиться и в издании приказа.

Оформление

К служебным запискам применимы требования к оформлению, действительные для всей документации в данной организации. Удобно, когда они закреплены в локальных нормативных актах. Обычно они соответствуют общепринятым нормам делопроизводства:

  • бумага формата А4;
  • печатный шрифт TimesNewRoman 12 с полуторным интервалом;
  • формат даты «дд.мм.гг»;
  • расположение «шапки» по центру страницы или по левому краю;
  • отсутствие сложных речевых оборотов, лишних словесных конструкций, эмоциональных моментов.

Служебная записка онлайн

Если организация имеет в достаточной степени компьютеризированный документооборот, то служебные записки могут пересылаться не в бумажном, а в электронном виде. Иногда это даже проще и удобнее, ведь бумажный носитель может быть утерян или испорчен, а электронный текст надежно сохраняется в памяти компьютера.

При направлении текста служебной записки по Интернету стоит учитывать несколько дополнительных моментов.

  1. Бланки, шаблоны и образцы записок могут быть созданы, утверждены руководством и сохранены в отдельном файле или папке, доступной любому пользователю локальной сети.
  2. Адресат указывается не в тексте «шапки» служебной записки, а в строке «Адрес» либо «Тема», если электронный ресурс общий.
  3. Подпись может вставляться в текст записки автоматически, что экономит время составителя.
  4. Рекомендуется всегда запрашивать уведомление о прочтении электронного письма: это послужит дополнительным подтверждением получения служебной записки, а также ее своевременного отправления.

Служебная записка вместо командировочных документов

После того, как Постановлением Правительства РФ № 1595, вступившим в силу 08.01. 2015 г., отменены командировочные удостоверения, служебное задание и отчет о выполненных в процессе командировки задачах, служебная записка является важным документом, помогающим подтвердить использование командировочного времени и ресурсов.

Если руководство не прописало такого требования в локальном акте, то использование в этой цели служебной записки не является обязательным. Тем не менее, такой документ может быть единственным подтверждением факта поездки и использования сотрудником транспортного средства той или иной формы собственности.

Если сотрудник отправляется в поездку не на общественном, а на личном, арендованном или служебном транспорте, служебную записку у него, вероятнее всего, обязательно потребуют по возвращении из командировки. Она станет основой для вычисления суточных, которые предстоит выплатить вернувшемуся сотруднику, а также подтвердит понесенные им расходы на питание, проживание и обслуживание транспортного средства.

«командировочной» служебной записки

В свободной форме сотрудник предоставляет следующую информацию о своей командировке:

  • дата отъезда и возвращения;
  • цель поездки или ссылка на приказ о командировке;
  • сведения о транспортном средстве (название, модель, марка, регистрационный номер);
  • описание приложений – путевого листа, кассовых чеков, документов на проживание, заправку авто и т.п.

Документ подается сначала в бухгалтерию организации, а затем – на визирование руководству.

Зачем писать, если можно сказать?

Некоторые сотрудники считают составление служебных записок обычной формальностью, а время, потраченное на их составление, использованным впустую. Но во многих ситуациях служебная записка может оказаться не просто наиболее эффективным средством решения возникшей проблемы, но и абсолютно незаменимым звеном в цепочке необходимых доказательств.

Это происходит тогда, когда доведенную до сведения определенного лица информацию нужно задокументировать. Такая надобность может возникнуть при следующих ситуациях.

  1. Фирма имеет много структурных подразделений, и устное решение вопроса может быть сопряжено с большей затратой времени, чем направление служебной корреспонденции.
  2. Записка является прямым подтверждением своевременности передачи важной информации.
  3. Документальная форма передачи информации снимает часть ответственности с отправителя.
  4. Подтверждение времени командировки и использования для поездки личного транспорта сотрудника.
  5. Служебная переписка подтверждает определенные действия компании, например, обосновывает расходы перед налоговой (в спорных случаях).

НАПРИМЕР. Налоговая насчитала компании штраф за неуплату налога на материальный актив (рекламные материалы). На основании служебных записок отдела рекламы было установлено, что данные материалы (в записках они перечислены) использовались меньше одного года, а значит, не могут быть отнесены к материальным активам.

Командировочная служебная записка

Генеральному директору ООО «Климатконтрольтех»Нерубасскому Сергею Николаевичуот Тюльпанова Александра Львовича,занимающего должность менеджера

по обслуживанию оборудования отдела сервиса

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о командировке в г. Тулу.

Довожу до Вашего сведения, что в соответствии с приказом № 27 от 10.09.2016 г. 11 сентября 2016 года я отбыл в командировку из г.

Москвы в г. Тулу на личном легковом автомобиле (Skoda Octavia, государственный регистрационный номер А869АВ 267 RUS).

Источник: https://cctu.ru/index.php/sluzhebnaya-zapiska-obrazecz-2020-goda-kak-napisat-forma-pravila-oformleniya

Заявка на канцелярские товары: образец

Служебная записка на закупку материалов образец

]]>]]>

Для работы каждого офиса необходимы канцелярские товары. Ответственное лицо ежемесячно или ежеквартально составляется заявку на их приобретение, выяснив потребности работников. Заявка на приобретение канцтоваров, образец которой не утвержден на законодательном уровне, может составляться произвольно.

Что относится к канцелярским товарам: перечень

Канцелярские принадлежности подразделяются на два вида:

НазваниеПереченьОписание
Расходные материалы
  • ручки;
  • карандаши;
  • ластики;
  • бумага;
  • и т. п.
Они имеют свойство расходования, то есть заканчиваются по истечении какого-то периода времени.
Предметы разного времени использования
  • дыроколы;
  • степлеры;
  • папки;
  • и т. п.
Такие вещи изнашиваются, ломаются или теряются. Закончиться они не могут

В 1993 году постановлением Госкомстата № 17 утвержден конкретный перечень канцелярских товаров. В 2014 году принят общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности ОКПД 2, содержащий отдельные позиции канцтоваров в разных разделах.

Виды заявок на канцтовары

Образец заявки на канцелярские товары может иметь разные виды, в зависимости от формы запроса:

Когда возникает необходимость совершить внешний запрос у поставщика, составляется первый вид заявки. Обычно, в таких случаях, форму документа можно найти в приложениях договора, заключенного с поставщиком.

Внутренние заявки тоже могут быть двух видов:

  • на закупку канцелярских товаров;
  • выдачу канцелярии со склада.

Если на складе нужной продукции нет, составляется служебная записка с просьбой разрешить закупку необходимой канцелярии. В качестве приложения к ней прикладывается табличный документ с перечнем нужных принадлежностей.

Как составляется внутренняя заявка на канцелярские принадлежности – образец

Ответственное лицо выясняет потребности сотрудников в канцелярских товарах. При необходимости производится ревизия. После этого, на основании собранной информации по отделу составляется заявка. Под ней подразумевается документ, включающий письменное обращение ответственного лица к руководителю отдела снабжения.

Обычно, к запросу предъявляются требования:

  • В зависимости от политики организации форма заполняется в свободном виде или на фирменном бланке.
  • Перечень канцелярских товаров обязательно оформляется в виде таблицы с шапкой и основной частью. Основная часть таблицы содержит наименование принадлежности, количество и единицу измерения. При необходимости можно добавить артикул.
  • Обязательно прописываются данные руководителя отдела, который нуждается в канцелярии и Ф. И. О. к кому составлено обращение.

Некоторые организации требуют оформить запрос в виде служебной записки.  По своей сути, заявка и служебная записка – это два разных документа, несущих одну информативную функцию. Однако, иногда, их оформляют в виде единого документа либо к служебной записке прикладывают приложение с перечнем необходимой канцелярии.

Служебная записка на канцтовары для закупки: правила составления

Служебная записка на канцелярские товары, образец которой также не документирован официально, можно составить в свободной форме. Однако, должна содержать обязательную информацию:

  • В правом верхнем углу пишется должность и Ф. И. О., на чье имя пишется документ.
  • От кого составлена записка.
  • Название документа.
  • Цель составления документа. Например, «на закупку материалов».
  • Дата оформления и регистрационный номер.
  • В основной части документа пишется просьба.
  • Дата.
  • Виза и расшифровка ответственного лица.

Допускается в служебную записку включить таблицу с необходимыми канцелярскими товарами, либо оформить её отдельным приложением.

Как может выглядеть заявка на канцтовары: пример для получения со склада

Заявка на выдачу канцелярских товаров со склада – это табличный документ. Он должен содержать наименование необходимых вещей и их количество. Обычно, заявки набираются с помощью компьютера и выводятся в качестве документа.

Пример заявки:

Так как закон не устанавливает определенной формы этого документа, ее можно утвердить в организации индивидуально.

Образец заявки на канцтовары зависит от того, кому она подается. Если оформляется запрос на доставку от поставщика, то форму нужно взять из приложения договора. Во всех остальных случаях, организации самостоятельно утверждают бланк подобной документации. 

Источник: https://spmag.ru/articles/zayavka-na-kancelyarskie-tovary-obrazec

Образец служебной записки на канцтовары – как заполнить и чем отличается электронное обращение

Служебная записка на закупку материалов образец

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец служебной записки на канцтовары для всех организаций

Одним из способов запроса необходимых ресурсов является служебная записка. Образец служебной записки на канцтовары не регулируется законодательством. Единственным регулирующим документом является ГОСТ, который определяет обязательные пункты для внесения. Вид обращения может сильно видоизменяться в зависимости от требований уставной документации организации.

Что такое служебная записка

Служебная записка – это документ, где содержится просьба или предложение, адресованное другому сотруднику. Такой документ может быть не только внутренним, но и внешним, то есть отправляться за пределы организации.

Используется для предложений и прошений между подразделениями и сотрудниками, находящимися не в прямом подчинении. В документе отражается не только краткая информация относительно ситуации, но и план решения.

Кто составляет документ

Составление доступно каждому работнику организации, который столкнулся с проблемой любого рода или имеющий предложения относительно улучшения работы предприятия. Адресуется документ также любому сотруднику организации. Условием адресата является только компетенция решения вопроса.

о служебных записках различного характера:

Когда необходим документ на приобретение канцтоваров

Записка составляется в тех ситуациях, когда какой-либо из типов канцтоваров подходит к концу или уже закончился. При этом ответственным лицом за ресурс должен быть не сам работник, составивший просьбу, а вышестоящий или равный по рангу сотрудник компании.

Благодаря документу, работник, составивший ее, снимает с себя ответственность за решение задачи, вопрос по которой должен решаться другим сотрудником организации. Документ является подтверждением совершения действий для решения проблемы.

Служебная записка имеет цель – довести до сведения уполномоченного лица с просьбой устранить недостаток необходимых канцтоваров.

Служебная записка – это документ, относящийся к бумагам первичного бухгалтерского учета. Они будут использоваться в качестве обоснования расходов на нужды предприятия. Поэтому после получения, записки отправляются на хранение для представления в качестве доказательной базы для сотрудников ФНС.

Особенности оформления

В законодательстве не закреплено такое понятие, как «служебная записка». В связи с этим отсутствует строгая форма для составления документа.

Поэтому допускается, что каждый сотрудник вправе составлять ее в свободной форме при условии, что Уставом фирмы не закреплен определенный шаблон. Некоторые организации также выпускают специальные бланки, на которых нужно будет составлять бумагу.

Допускается оформление от руки или в печатном виде. Обязательным условием является наличие росписи составителя, которая ставится от руки.

Документ в обязательном виде должен включать в себя некоторую информацию:

  1. Наименование организации.
  2. Дата составления записки.
  3. Данные сотрудника, составившего записку.
  4. Данные должностного лица, являющегося адресатом.

В основной части записки должна быть лаконично раскрыта причина составления обращения. Информация должна быть дополнена предложенным путем решения проблемы.

Заверка документа требуется для того, чтобы подтвердить факт ознакомления с полученной бумагой. Процедура заверения проводится лицом, являющимся адресатом. Также потребуется регистрация записки в журнале учета компании.

Структура документа

Отсутствие закрепленной законодательством формы для составления записки не является основанием для отсутствия определенной структуры. За основу для документа берется стандартный алгоритм оформления:

  1. В правом верхнем углу указываются данные адресата, который является получателем записки. Сюда входит информация о должности, ФИО.
  2. Ниже должны быть отражены аналогичные данные относительно заявителя.
  3. Далее указывается дата составления записки, номер, выданный для внутреннего документооборота, населенный пункт регистрации организации.
  4. По центру указывается название документа «Служебная записка».
  5. В основном тексте указывается причина обращения. Необходимо точно перечислить, что именно требуется для решения проблемы. Сюда необходимо включать информацию о возможном пути решения вопроса.

В конце записка заверяется подписью составителя. Также потребуется роспись от руководителя для утверждения обращения.

Стилизация служебной записки

Служебная записка должна составляться в деловой форме. В тексте должны отсутствовать просторечия, матерные выражения, а суть обращения излагаться лаконично и четко. Обязательным условием является способ решения имеющейся проблемы.

Форма, в соответствии с которой составляется записка, может быть отражена в уставной документации организации. В противном случае сотрудник имеет право составлять документ в свободной форме, но при учете некоторых обязательных частей обращения.

Все разновидности докладной, к которой относится служебная записка, должны составляться в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, где указаны обязательные реквизиты.

Бланк, на котором составляется записка, может предусматриваться уставной документацией организации. Если же правил относительно строгого бланка не установлено, то документ составляется на обычном белом листе формата А4.

Если размер докладной превышает один формат, то информация должна продолжаться на другом листе. Заполнение обратной стороны не рекомендуется, так как может привести к отказу от принятия подобного способа подачи обращения.

Если документ состоит из нескольких листов, то они должны быть пронумерованы и скреплены.

Каких ошибок стоит избегать

Если служебная записка будет составлена не должным образом, то она не будет принята адресатом. Для этого необходимо учитывать ошибки, которые часто совершаются при составлении обращении:

  1. Не указывается адресат или введенные данные некорректны.
  2. Текст не имеет причины обращения.
  3. Не имеется информация о способах решения проблемы.
  4. В тексте использованы просторечия.
  5. Документ составлен не на бланке организации (если таковой имеется).
  6. Введенные данные не соответствуют действительности.
  7. Нет подписи должностного лица.

Перед отправкой записки должностному лицу, необходимо перечитать и исправить имеющиеся ошибки и недочеты. После их устранения у руководителей не будет причин для отказа от принятия обращения.

Электронная форма

Процедура реализации записки будет проще, если организация использует электронные способы связи для отправки обращений. Благодаря этому методу, не только упростится процесс подачи, но и скорость рассмотрения документации.

Сам процесс составления записки никак не будет изменяться, при отправке обращения электронным путем. Будет использоваться аналогичный образец. Исключения могут встретиться только в двух случаях.

Первый – указание адресата, так как данные будут внесены в строку «Адрес» при отправке электронного письма. Адресата необходимо будет повторно указать в строке «Тема».

Второй случай – отсутствие росписи, так как в большинстве случаев у каждого сотрудника имеется личная электронная подпись, которая прикрепляется к отправляемому документу автоматически.

Образец служебной записки на канцтовары

Самой простой частью к заполнению является шапка. Все данные, которые указываются можно уточнить у других сотрудников или руководства. Имена и отчества могут быть вписаны в полном виде или в формате инициалов. Главным условием является легкость определения, кто и в отношении кого отправил записку.

Главный текст обращения должен начинаться со слов «Довожу до сведения…» и тому подобных. Начало записки должно позволять заявителю легко перейти к сути вопроса, избегая лишних слов.

Скачать образец служебной записки на канцтовары [27.00 KB]

Доклад должен быть кратким, но полноценным. Вся необходимая информация вписывается в сам текст. Желательно оставлять ссылки на даты, время и обстоятельства. Это позволит облегчить проверку переданных сведений и избавит должностное лицо от дополнительных вопросов.

Служебная записка – это удобный способ запросить у должностного лица решения необходимых задач, например, пополнения запасов канцтоваров. Несмотря на свою законную незащищенность (в законодательстве отсутствуют соответствующие регулирующие акты), такой вид обращения сохраняется в документации организации продолжительное время.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/obrazets-sluzhebnoj-zapiski-na-kantstovary.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.