Уведомление об ознакомлении с документами

Ознакомление под роспись: как оформить?

Уведомление об ознакомлении с документами

Если тебе поручено доставить какое-то важное письмо или другой документ, крепко держи его в руке и ни на секунду не выпускай, но передай непосредственно получателю.

Бусидо

В статье мы расскажем об одной из важнейших секретарских обязанностей – ознакомление работников с документом под роспись. Разберемся, как оформить отметку об ознакомлении и какие варианты ознакомления существуют.

Ознакомить работников с документами под роспись – одна из обязанностей секретаря, однако далеко не самая любимая. Вне зависимости от настроения и степени загруженности мы можем часами отыскивать нужных работников, чтобы объяснять, вручать и брать «автографы».

Для чего это нужно? Цели ознакомления работников с документами просты и очевидны:

1. Своевременное исполнение поручений руководства. Сотрудник, которому дано поручение, должен знать об этом, в противном случае поручение останется не выполненным.

2. Исполнение требований трудового законодательства, в случае ненадлежащего исполнения которых документ теряет силу или организации грозит штраф.

3. Упорядочение определенных организационных и производственных процессов.

Далее рассмотрим, как оформляется отметка об ознакомлении в различных видах документов.

ПРИКАЗ

Приказ – это важнейший распорядительный документ, с помощью которого регулируются все аспекты деятельности организации. Выделяют три вида приказов:

1) по личному составу;

2) по административно-хозяйственной деятельности;

3) по основной деятельности.

Отметка об ознакомлении в приказах по личному составу

Это особая группа приказов, с помощью которых осуществляется управление персоналом предприятия: прием на работу, увольнение, кадровые перестановки и иные действия, ведущие к изменению рабочей деятельности, а также взыскания и поощрения, командировки и отпуска.

Поэтому факт ознакомления работника с такими приказами обязательно должен оформляться документально.

Если порядок ознакомления, установленный законом, нарушается, документ может не вступить в силу. Это касается, в частности, приказов о наложении взысканий.

Для приказов о приеме, увольнении, оформлении отпуска или командировки существуют унифицированные формы, в которые уже заложена отметка об ознакомлении. Например:

•приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1*);

•приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5*);

•приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6*);

•приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8*);

•приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9*);

•приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11*).

Прочие приказы по личному составу оформляются на утвержденном бланке организации или на утвержденном бланке приказа. Отметка об ознакомлении проставляется либо на обороте последнего листа приказа (Пример 1), либо на отдельном листе (Пример 2). В обоих случаях отметка об ознакомлении оформляется одинаково – указывается должность, подпись, расшифровка подписи и дата.

В то же время на практике изредка встречаются утвержденные формы бланков приказов, где отметки об ознакомлении располагаются на последнем листе приказа внизу, при наличии там свободного места (Пример 3).

Этот вариант, очевидно, имеет в своей основе вид унифицированных форм, где отметки об ознакомлении располагаются именно внизу документа.

Основное неудобство этого варианта в том, что из-за дефицита места годится только для приказов без отметок о приложении, без согласования, и с которыми нужно ознакомить от одного до трех работников.

Особое внимание уделяйте ознакомлению работников с приказами о взысканиях. Это связано с тем, что Трудовой кодекс РФ в ст.

193 устанавливает четкие сроки ознакомления с подобными приказами: «Приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе. Если работник отказывается ознакомиться с указанным приказом (распоряжением) под роспись, то составляется соответствующий акт».

Акт об отказе работника ознакомиться с приказом должен содержать следующую информацию (Пример 4):

•наименование документа;

•место составления;

•дату составления;

•должность, Ф.И.О. работника;

•наименование организации-работодателя;

•должности, Ф.И.О. работников, засвидетельствовавших факт отказа (не менее двух, но, как правило, трех);

•номер и дату приказа, с которым отказывается знакомиться работник;

•личные подписи свидетелей.

Назначение акта: зафиксировать отказ от подписи. Это позволит работодателю доказать в суде соблюдение требований ТК РФ.

При этом роспись работника типа «С решением не согласен. Малахов. 20.01.2017» подтверждает факт ознакомления с документом. То есть работник внимательно прочитал, обдумал и даже не согласен. Но подпись его у вас будет, а это главное.

Отметка об ознакомлении с приказами по основной или административно-хозяйственной деятельности

Отметка об ознакомлении с такими приказами оформляется так же, как и в приказах по личному составу. Знакомить с приказом под роспись надлежит всех фигурантов – лиц, которые в нем упомянуты.

Если с приказом следует ознакомить лиц, которые согласовывали проект этого приказа и в документе проставлены соответствующие визы, вносить этих работников в список ознакомления не нужно. Однако это необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству. В противном случае согласующих лиц нужно ознакомить с приказом на общих основаниях.

*Утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Л.А. Назарова, специалист по документационному обеспечению

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2017/oformit_oznakomlenie/

Уведомление об ознакомлении с документами

Уведомление об ознакомлении с документами

В соответствии с положениями ст.

22 и 68 ТК РФ фирмы-работодатели обязаны знакомить сотрудников –– как уже нанятых, так и оформляющихся на работу, с локальными нормативными актами (далее – ЛНА), действие которых распространяется на трудовые правоотношения с участием данных работников. Такими актами могут быть, к примеру, положение о коммерческой тайне, правила внутреннего распорядка, коллективный договор.

Помимо законной обязанности работодателя по ознакомлению сотрудников с соответствующими ЛНА, у фирмы могут быть и объективные причины сделать это. Например, если она не ознакомит сотрудника с теми же правилами трудового распорядка, то будет не вправе спрашивать с работника за последствия их нарушения.

Законодатель не регламентирует, каким образом сотрудник должен знакомиться с локальной документацией. На практике распространено несколько механизмов обеспечения работодателем соответствия требованиям ст. 22 и 68 ТК РФ. В числе таковых – составление листа ознакомления с ЛНА. Изучим, в какой структуре он может быть представлен.

Структура документа

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры.

1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

Данный документ:

  • подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
  • включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2. Создание самостоятельного нормативного документа, который:

  • подписывается всеми сотрудниками фирмы;
  • содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются:

  • тот факт, что документ является приложением к трудовому договору с определенными реквизитами (номером и датой подписания);
  • перечень актов, юрисдикция которых распространяется на сотрудника, подписавшего соответствующий трудовой договор;
  • даты ознакомления с ЛНА, указанными в перечне.

В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него:

  • граф, предназначенных для указания структурных подразделений фирмы, Ф.И.О. работающих в них сотрудников, а также их должностей;
  • граф, предназначенных для проставления сотрудниками подписей, удостоверяющих факт ознакомления с локальной документацией;
  • отметки о заверении документа руководителем фирмы – поскольку в данном случае лист является самостоятельным нормативным актом.

Для чего нужен лист ознакомления с локальными нормативными актами?

В уведомлениях обязательно указываются следующие сведения:

  • номер и дата составления;
  • данные о сотруднике, которому направляется уведомление;
  • заголовок;
  • суть извещения;
  • подпись руководителя.

Предлагаем ознакомиться  Потерял карточку водителя как восстановить

Образец уведомления сотруднику должен предоставляться для ознакомления под роспись. В некоторых случаях работник письменно выражает согласие или отказ от предложения, содержащегося в документе, например в случае перевода на другую должность или сверхурочной работы.

Итоги

Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона. Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ.

Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.

Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Удивительные уведомления

для выездной это решение руководителя (его зама), в уведомлении для “камералки” такого реквизита нет, так как проверка проводится без какого-либо специального решения руководителя налогового органа (п.

2 ст. 88 НК РФ). Ниже налоговый инспектор перечислит наименование, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, ознакомление с которыми нужно обеспечить, а также период, к которому они относятся.

Получатель уведомления должен обеспечить возможность ознакомления должностных лиц налогового органа, проводящих проверку, с оригиналами этих документов.Помимо этого в формах предусмотрены строки, в которых руководителю компании или ее представителю необходимо поставить подпись и дату получения уведомления, в свою очередь ставит подпись и инспектор.

Самое интересное заключается в следующем: в случае необеспечения возможности ознакомления в ходе выездной налоговой проверки с оригиналами документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, в соответствии со ст. 93 Налогового кодекса вам будет выставлено требование о представлении документов (информации) в установленный срок и составлен акт о противодействии проведению налоговой проверки.

Таким образом, мы “вышли” на всем известную норму: в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Но при определенных ограничениях: ознакомление должностных лиц с оригиналами допускается только на территории налогоплательщика, за исключением случаев проведения выездной налоговой проверки по месту нахождения налогового органа, а также при выемке документов (п. 12 ст. 89, ст. 94 НК РФ).

Это важно.

В случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов, но только на территории налогоплательщика, за исключением случаев проведения выездной налоговой проверки по месту нахождения налогового органа, а также при выемке документов. При камеральной проверке налоговики просматривают оригиналы только в стенах инспекции, причем только тех документов, которые вправе истребовать в ходе камеральной проверки.

В Налоговом кодексе не сказано, в каких именно случаях налоговики могут потребовать оригиналы документов. Поэтому Минфин России уточнил, что такая необходимость может возникнуть в следующих ситуациях (Письмо от 11 января 2009 г. N 03-02-07/1-1):- налоговый орган обнаружил несоответствие имеющихся у него сведений тем сведениям, которые представил налогоплательщик;

– необходима сверка представленных копий с соответствующими оригиналами документов.Причем доступ к документам налогоплательщика при любой проверке инспектор может получить только с помощью требования о представлении документов (п. 1 ст. 93, ст. 93.1 НК РФ). Его форма утверждена Приказом ФНС России от 31 мая 2007 г.

Предлагаем ознакомиться  Для совершения двусторонней сделки необходимо

N ММ-3-06/338@ и предусмотрена Налоговым кодексом. Поэтому если инспектору заблагорассудится посмотреть оригиналы, то запрос он должен сделать на основании данного требования с отметкой о представлении оригиналов документов, если же такой отметки нет, то представляются копии (п. п. 1, 2 ст. 93 НК РФ).

Из вышеизложенного следует, что организация не обязана представлять инспекции оригиналы документов на основании уведомлений, приведенных в Письме:- во-первых, потому, что Налоговый кодекс этого не требует;- во-вторых, ссылка в указанных уведомлениях, что организация обязана на основании ст. 93 Налогового кодекса представить документы, сама себе противоречит, так как в данной статье установлено, что представлять документы следует только на основании требования;

– в-третьих, вы имеете право не подписывать данные документы, так как действия налоговиков не подкреплены законом.Тем, кто проходил процедуру выездной проверки, известно: на практике ревизоры изначально при вручении решения и первоначального требования устно просят представлять к проверке оригиналы, чтобы организации не ксерить лишние документы.

Потом, после просмотра документов, запрашивают копии “заинтересовавших” и забирают их с собой в инспекцию для написания акта проверки.

При “камералке” особое внимание нужно уделить тому, имеет ли вообще инспектор право запрашивать эти документы, и если да, то вы представляете документы согласно требованию (в копиях или оригиналах).

Причем после проверки инспектор должен вернуть оригиналы документов.

Внимание! Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы. Для этого требование о представлении документов передается руководителю (уполномоченному представителю) организации лично под расписку или направляется в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

По акту штраф?

Если составлен акт, то логично будет предположить, что на его основании (когда налогоплательщик не представил оригиналы документов по уведомлению) налоговики будут наказывать “нерадивого”, то есть штрафовать. Для этого, видимо, и разработаны соответствующие акты о противодействии проведению налоговой проверки – один для выездной, другой для камеральной проверки.

В акте указываются: место составления, должностные лица налогового органа, реквизиты налогоплательщика. Далее прописывается документ, на основании которого проводилась проверка, если таковой имеется.

Ниже констатируется, что было оказано “противодействие проведению выездной налоговой проверки, выразившееся в необеспечении прав должностных лиц налоговых органов, проводящих проверку, ознакомиться с подлинниками документов, необходимых для осуществления налоговой проверки, предусмотренному п. 12 ст.

89 Налогового кодекса”. В нем указываются данные о полученном ранее уведомлении о необходимости обеспечения ознакомления с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов. Предусмотрено поле и для проставления подписи налогоплательщика о принятии данного акта или отметки об отказе в принятии. Также акт подписывает чиновник.

Предлагаем ознакомиться  На какой срок заполняется согласие на прививки

Внимание! При камеральной проверке налоговый орган может запросить документы только в двух случаях:- если налогоплательщик использует налоговые льготы, то инспектор вправе потребовать документы, подтверждающие право на них;- если в декларации заявлена сумма к возмещению, то инспектор вправе истребовать документы, подтверждающие правомерность применения налоговых вычетов.В остальных случаях в представлении дополнительных документов организация может отказать.

Заметьте, в данном акте ни слова не сказано, привлекут ли налогоплательщика к ответственности на его основании, и если привлекут, то по какой статье. Тогда возникает вопрос: если не привлекут, то для чего нужен этот акт? А если привлекут, то по логике налоговиков организацию должны оштрафовать по ст.

126 Налогового кодекса за непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля. Непредставление в установленный срок налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и иных сведений, предусмотренных Налоговым кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, влечет взыскание штрафа в размере 200 руб.

за каждый непредставленный документ. А документы налогоплательщик обязан представлять налоговикам только на основании требования (его форма предусмотрена Приказом ФНС России от 31 мая 2007 г. N ММ-3-06/338@). Круг замкнулся.

Заострим внимание, что Налоговым кодексом не предусмотрено представление документов по уведомлению, обсуждаемое Письмо налоговиков не является нормативным актом, а значит, привлечь к ответственности по данной статье невозможно.

Внимание! Налогоплательщик обязан обеспечить возможность должностных лиц налоговых органов, проводящих выездную налоговую проверку, ознакомиться с документами, связанными с исчислением и уплатой налогов. При проведении выездной налоговой проверки у налогоплательщика могут быть истребованы необходимые для проверки документы в порядке, установленном ст. 93 Налогового кодекса (п. 12 ст. 89 НК РФ).

Подводим итог: налоговое законодательство не требует представления оригиналов документов по уведомлению, также не требует подписывать “надуманные” акты о противодействии проведению налоговой проверки.

Как мы выяснили, все это не подкреплено законом, а значит, и применять санкции налоговики не вправе.

Будут ли на практике применять новые документы, покажет только время, но нам представляется, что они незаконны.

Источник: https://3d-style.ru/uvedomlenie-oznakomlenii-dokumentami/

Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий #законодательство #СЭД #ECMJ

Уведомление об ознакомлении с документами

Евгения Cарварова, бизнес-аналитик DIRECTUM

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто.

При этом законодательство по-прежнему налагает на работодателей обязанность знакомить сотрудников с некоторыми документами исключительно под роспись.

И все же оптимизировать этот процесс хотя бы частично, используя современные технологии, вполне возможно. Подробнее — в ниже.

Статья 22 ТК РФ об основных правах и обязанностях работодателя говорит о том, что работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А согласно ч. 2 ст.

212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда.

Несоблюдение этих требований ведет к штрафам и даже в некоторых случаях к приостановке деятельности. В случае выявления государственным инспектором труда нарушений в этой сфере по отношению к работодателю будут применены следующие санкции:

1) на должностное лицо работодателя будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

2) на юридическое лицо будет наложен штраф в сумме от 110 до 130 тысяч рублей или вынесено предупреждение в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

3) на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Работодателю следует обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве; ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих документах: журналах, листах ознакомления.

Кроме того, следует отстранить от работы работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда.

Сложности организации ознакомления

Сложности ознакомления появляются из-за нескольких факторов: объемов документов, необходимости подписания удаленными сотрудниками, необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков. Разберем подробнее.

Если в организации работает несколько тысяч сотрудников, то в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500 документов в день: при приеме, увольнении, переводе и т.д.

Если добавить еще документы по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к работам, имеющих статус особо опасных, листы ознакомлений, то число может доходить до 1000 документов.

Если все это вести в бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов.

Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать ознакомление с документами удаленных сотрудников так, чтобы это было быстро и удобно, становится проблемой.

Специалисты по кадрам и охране труда обязаны знакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами техники безопасности и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с документами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда все нужные документы под рукой и сотрудник расписывается вручную.

Но с течением времени в локальные нормативные акты вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу.

Делопроизводители готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы, списки и направления на прохождение медосмотров. Все эти документы требуют наличия подписи сотрудников.

Нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с документом.

Законодательство для отдельных видов документов устанавливает период, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под расписку». Так, ст.193 ТК РФ устанавливает период, равный 3 дням, для приказов о дисциплинарном взыскании.

Судебная практика показывает, что затягивать с ознакомлением документов, для которых законом не установлен подобный период, также не стоит. Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки документов, на то, когда сотрудник ознакомлен с документами. Так, из аппеляционного определения Московского городского суда от 08.02.

2016 по делу №33 – 4253/2016 видно, что суд встал на сторону работодателя, т.к. все документы были оформлены вовремя, в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все находятся в одном офисе, то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в организации несколько тысяч сотрудников, и многие из них работают в цехах, а часть – «в полях» на месторождениях, объектах строительства или в удаленных подразделениях, куда иногда можно добраться только на вертолете.

Если нужна «живая» подпись

Работодатель обязан ознакомить сотрудников под расписку только с теми документами, для которых «живую» подпись явно требует законодательство. Это приказы о приеме, о наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Наличие ECM-системы (системы электронного документооборота) облегчает эту работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Оповещение о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с документом и расписаться в листе ознакомления может быть разослано в ECM-системе.

Офисные работники, имеющие постоянный доступ к ECM-системе, получают задание. В задание вложен электронный документ. Работник знакомится с электронной версией документа на своем рабочем месте, после чего подходит лично в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание.

Секретарь или специалист по кадрам контролируют процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

С удаленными работниками придется действовать по старинке. Собирать подписи работников на листах ознакомления, пересылать документы по почте или на вертолетах.

В некоторых случаях есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Среди удаленных работников можно выделить так называемых «дистанционных» сотрудников, которые работают вне территории работодателя или его удаленного подразделения, но с доступом к компьютеру.

Трудовое законодательство разрешает использовать таким сотрудникам КЭП. Но, во-первых, использование КЭП – это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов документов это не разрешено (считайте, запрещено).

Подпись сотрудника не требуется

Работодатель вправе разработать локальные нормативные документы, для которых в законодательстве нет явного требования об ознакомлении сотрудников под расписку: положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т.д.

И работник должен быть в курсе порядка согласования командировок и объема возмещаемых расходов, то есть ознакомлен с этими положениями. Квалифицированная электронная подпись в этом случае не требуется.

Работодатель может организовать ознакомление с такими документами полностью в электронном виде, используя разные инструменты.

Персональный компьютер. Сотрудник получает задание из ECM-системы, изучает документ на компьютере, выполняет задание.  Процесс строится также, как если бы для ознакомления требовалась «живая» подпись, но без хождения в приемную. Такую подпись будет заменять нажатие кнопки «Выполнил» или «Ознакомился» в карточке задания.

Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с документами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет.

На основании рыночных данных о продажах смартфонов, можно предположить, что таких работников примерно 70-80%.

Сотрудник получает сообщение и ссылку на документ в чат-боте, просматривает документ на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение из ECM-системы, например, в виде SMS-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с документом. Изучить документ можно на экране инфокиоска.

Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает документ и нажимает кнопку «Ознакомился».

Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Также работодатель может использовать портал или поставить общий компьютер для нескольких сотрудников.

* * *

Можно выбрать один или несколько из вышеописанных вариантов. Наличие ECM-системы позволяет сделать работу специалиста отдела кадров или делопроизводителя удобной.

Специалист отдела кадров может отправить документ на ознакомление всем сотрудникам, система сама определит каким способом (через чат-бот, инфокиоск или компьютер) сотрудник будет знакомиться с документом. Отслеживать ход ознакомления можно будет через «единую точку входа» – задачу ECM-системы.

При необходимости можно сформировать лист ознакомления как отчет. В отчете будут видны наименование документа, ФИО сотрудников, дата и время ознакомления.

Необходимо, чтобы работодатель закрепил в локальных нормативных актах порядок и доступные способы для ознакомления с документами. Также важно, чтобы с порядком электронного ознакомления работник в свою очередь был ознакомлен под расписку, например, в день его приема на работу.

Таким образом, прогресс идет даже в консервативной области кадровых вопросов и охране труда.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Kak-oznakomit-sotrudnika-s-dokumentom-Ogranichenija-i-vozmozhnosti-dlja-predprijatijj.aspx

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.